ZUGFeRD das neue Standardformat für elektronische Rechnungen

Die Eingangsrechnung – egal, ob in Form des ausgedruckten pdfs oder originär auf Papier erstellt – ist heute der einzige Buchungskreis, der noch genau so wie vor 50 Jahren bearbeitet wird, wie viel eleganter wäre es da nicht, wenn alle Informationen wie Betrag, Rechnungsdatum, Ersteller automatisch in die Finanzbuchhaltung übertragen werden könnten.

Eine eingehende Papierrechnung verursacht bei der Bearbeitung, Prüfung, Verbuchung, Bezahlung und anschließender Archivierung Vollkosten von 30 bis 50 Euro. Elektronische Rechnungen lassen sich mit entsprechend eingerichteten Systemen für einen Bruchteil dieses Betrags verarbeiten.

So funktioniert es

ZUGFeRD integriert in einem PDF-Dokument (Format PDF/A-3) standardisierte Rechnungsdaten im XML-Format: Die Rechnungen werden im PDF-Format verschickt. Die Daten werden zusätzlich in einer standardisierten XML-Struktur mit übertragen, die ins PDF eingebettet ist. Optisch ist die Rechnung nicht von einer gewöhnlichen PDF-Rechnung zu unterscheiden. Bei der Verarbeitung einer ZUGFeRD-Rechnung werden die Daten aus der eingebetteten XML-Struktur ausgelesen und die benötigten Daten in den Zahlungsträger, Buchungszeile, usw. übernommen.