Kontierungsvermerk auf elektronisch erstellten und versandten Rechnungen

Das BMF-Schreiben vom 29.01.2004 (BStBl I 2004, 258) setzt die Richtlinie 2001/1 15/EG (Rechnungsrichtlinie) in nationales Recht um und führt unter Tz. 2 Grundsätze für eine elektronisch übermittelte Rechnung auf. In der Praxis werden derzeit vermehrt elektronische Rechnungen verwandt. Bei dieser Art der Rechnungsstellung liegen Originalbelege in Papierform nicht mehr vor. Die Rechnung geht elektronisch ein und wird ebenso erfasst. Eine Kontierung auf dem Beleg kann dabei nicht erfolgen. Gemäß den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS - Anlage zum BMF-Schreiben vom 07.11.1995, BStBl 95 I, 738) sind zur Erfüllung der Belegfunktion aber Angaben zur Kontierung, zum Ordnungskriterium für die Ablage und zum Buchungsdatum auf dem Beleg erforderlich. Die Reihenfolge der Buchungen ist zu dokumentieren. Inwieweit diese Erfordernisse auch bei elektronischen Rechnungen einzuhalten sind, geht aus den GoBS nicht hervor. Nach den GoBS muss bei der Speicherung von originär digitalen Dokumenten beachtet werden, dass diese während des Übertragungsvorgangs auf das Speichermedium nicht bearbeitet werden können. Finden Bearbeitungsvorgänge statt, sind diese zu protokollieren und mit dem Dokument zu speichern. Gemäß den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (kurz: GDPdU - BMF-Schreiben vom 16.07.2001) muss der Originalzustand eines übermittelten Dokumentes jederzeit prüfbar sein. Elektronische Abrechnungen sind auf einem Datenträger zu speichern, der Änderungen nicht mehr zulässt. Eine Kontierung auf der Rechnung ist demnach nicht möglich, da der Originalzustand erhalten bleiben muss. Gleichwohl darf gemäß den GoBS der Verzicht auf einen herkömmlichen Beleg die Möglichkeit der Prüfung des betreffenden Buchungsvorgangs in formeller und sachlicher Hinsicht nicht beeinträchtigen. Diesem Erfordernis kann dadurch Rechnung getragen werden, dass an die Rechnung ein Datensatz angehängt wird, der die für die Buchung notwendigen Informationen erhält. Der Datensatz muss mit der Rechnung so verbunden werden, dass er von dieser nicht mehr getrennt werden kann. Das BMF hat in einem Antwortschreiben auf eine entsprechende Anfrage der Bundessteuerberaterkammer ein solches Vorgehen als ordnungsgemäß im Sinn der GoB/GoBS anerkannt, wenn im Übrigen die Anforderungen der GoBS und der GDPdU beachtet werden.

Quelle: BayLfSt, Verfügung S-0316 1.1 – 5/1 St 42 vom 13.02.2012